Vorsprung durch systematisches Erfassen, Bewerten und Bewältigen von steuerlichen Risiken

Ein Fachbeitrag von Nicole Lissel und Gabriele Kirchhof, Ernst & Young GmbH.

Hochschulen sind durch die schwierige finanzielle Lage der öffentlichen Haushalte und der damit verbundenen rückläufigen Bildungsausgaben gezwungen, sich stetig neue Einnahmequellen zu erschließen. Vor dem Hintergrund der aktuellen Wirtschaftskrise und dem zu erwartenden starken Rückgang der steuerlichen Einnahmen der Länder ist mit einer weiteren Verschärfung dieser Situation zu rechnen. Neben der Einnahmeerzielung gewinnt für Hochschulen gleichzeitig das Thema „Kostenoptimierung“ zunehmend an Bedeutung. Eine zentrale Rolle spielt in diesem Zusammenhang die Implementierung eines gezielten steuerlichen Risikomanagements.

1. Steuerliche Risikofelder

Hochschulen sind seit jeher aus steuerlicher Sicht kein zu vernachlässigendes „Nullum“ – wenn das Thema Steuern seitens der Hochschulen leider teilweise auch heute noch stiefmütterlich behandelt wird. Mag dies in der Vergangenheit im Einzelfall hinnehmbar gewesen sein, so ist es an der Zeit umzudenken. Insbesondere durch die zunehmenden wirtschaftlichen Aktivitäten der Hochschulen entstehen aus steuerlicher Sicht Risiken, die es zu erfassen und zu bewältigen gilt, um nachhaltige finanzielle Schäden zu vermeiden.

Auch die Finanzverwaltung hat die steuerliche Relevanz von Hochschulen zwischenzeitlich erkannt. Sie hat begonnen, zunehmend steuerliche Betriebsprüfungen bei Hochschulen durchzuführen, welche oft zu erheblichen finanziellen Belastungen durch Nachzahlungen führen.

• Steuerlich relevante Bereiche von Hochschulen

Bereits im hoheitlichen Bereich spielen Steuern eine Rolle. Durch die Umkehr der Steuerschuld nach § 13b UStG kann die Hochschule bei Erhalt bestimmter Eingangsleistungen (z.B. Gastvorträge ausländischer Professoren gegen Entgelt) Umsatzsteuer schulden.

Werden Hochschulen zur Erzielung von Einnahmen im Rahmen von Betrieben gewerblicher Art tätig, sind dies stets steuerlich relevante Tätigkeitsbereiche. Die Abgrenzung des Betriebs gewerblicher Art vom Hoheitsbereich sowie zur nicht steuerbaren Vermögensverwaltung kann im Einzelfall schwierig sein. Sind Betriebe gewerblicher Art als solche identifiziert, ist nicht nur die ertragsteuerliche Seite, sondern auch die Umsatzbesteuerung von Bedeutung.

Weitere steuerliche Risiken bergen die zunehmenden Umstrukturierungen bei Hochschulen, beispielsweise bezüglich der Hochschulliegenschaften oder bei Beteiligungen an privatrechtlichen Unternehmen.

• Potentielle Steuerrisiken

Bei nicht korrekter steuerlicher Deklaration oder steuerlich nicht optimierter Gestaltung bestehen für Hochschulen vielschichtige potentielle steuerliche Risiken:

Für die Hochschule

- Verstoß gegen steuerliche Regelungen oder Gesetze durch Abgabe von unrichtigen Steuererklärungen oder aufgrund der Nichtdeklaration bestimmter Sachverhalte
- Steuernachzahlung nebst Zinsen durch Steuerfestsetzung nach Betriebsprüfung
- Steuerliche Sanktionen, z.B. Bußgelder, Schätzungen oder Säumniszuschläge
- Finanzieller Schaden durch zu hohe Steuerzahlungen
- Fehlende Planungssicherheit

Für Mitarbeiter und Organe der Hochschule

- Verantwortung für steuerlich nicht optimale Gestaltungen oder Gesetzesverletzungen und damit Vermögensschäden
- Gegebenenfalls sogar persönliche Haftung bei schuldhafter Verletzung der abgaberechtlichen Pflichten

 2. Steuerliches Risikomanagement

• Nutzen für Hochschulen

Privatrechtliche Unternehmen sind in der Regel aufgrund gesetzlicher Vorschriften („KonTraG“ – Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich)gehalten, auch steuerliche Risiken durch ein entsprechendes Überwachungssystem berechen– und steuerbar zu machen. Es liegt jedoch erst recht im Verantwortungsbereich einer Hochschule als Körperschaft des öffentlichen Rechts, sich mit diesem Thema zu befassen.

Der Nutzen eines steuerlichen Risikomanagements für Hochschulen ist vielfältig. Die frühzeitige Erkennung und Minimierung oder Bewältigung von Risiken verbessert die Zukunftsfähigkeit von Hochschulen. So werden unliebsame „Überraschungen“ und damit verbundene Vermögensschäden vermieden. Die Liquidität kann durch Steuerplanung zeitnah und nachhaltig gesteigert werden. Aufgrund der vorausschauenden Analyse im Rahmen des steuerlichen Risikomanagements wird zudem die Planungssicherheit für die Hochschule verbessert und Stresskosten werden gesenkt. Durch die Schaffung zukunftsfähiger Strukturen kann schließlich nachträglicher Korrekturaufwand vermieden werden. Zudem hilft ein gezieltes steuerliches Risikomanagement bei der Erkennung und optimalen Nutzung von Chancen für die Hochschule.

• Phasen eines systematischen Prozesses

Steuerliches Risikomanagement ist ein systematischer Prozess. Er beginnt mit der Erfassung sowie Bewertung von Risiken, gefolgt von der Steuerung und schließlich Kontrolle der festgestellten Steuerrisiken.

Risikomanagement besteht im Wesentlichen aus den folgenden Phasen:

- Risikoidentifikation
Im Rahmen der Risikoidentifikation sollen zunächst frühzeitig so viele Risiken wie möglich erkannt werden. Dies kann mittels verschiedener Techniken, am einfachsten beispielsweise anhand einer Gefahren-Checkliste, geschehen. Besonders wichtig für die Risikoerkennung ist eine offene Kommunikation innerhalb der Verwaltung von Hochschulen, um mögliche Probleme sowie Fehlentscheidungen zeitnah aufzudecken.

- Risikoanalyse
Zur Festlegung des weiteren Vorgehens erfolgt nun eine Bewertung und genaue Untersuchung der im ersten Schritt erkannten Risiken sowie eine Bestimmung entsprechend zu ergreifender Maßnahmen. Es wird zunächst eine detaillierte Risikobeurteilung unter dem Aspekt des zu erwartenden Schadens sowie der Eintrittswahrscheinlichkeit vorgenommen. Nach der Identifikation entsprechender Gegenmaßnahmen folgt eine Risiko – Nutzen – Kosten Beurteilung, bei der das Risiko den Kosten der zu ergreifenden Maßnahmen sowie dem daraus resultierenden Nutzen gegenübergestellt wird, um die finanzielle Vorteilhaftigkeit eines weiteren Vorgehens sicherzustellen.

- Risikobewältigung
Risikobewältigung findet durch Umsetzung der im Rahmen der Risikoanalyse beschlossenen Maßnahmen statt. Wenn eine vollständige Risikovermeidung nicht möglich ist, sollte versucht werden, zumindest eine Risikominimierung zu erreichen.

Je nach Situation kann auch eine Überwälzung des Risikos, beispielsweise auf den steuerlichen Berater der Hochschule, empfehlenswert sein. Dies ist zum Beispiel bei der Durchführung besonderer Projekte wie der Gründung privatrechtlicher Unternehmen der Fall, da hier das steuerliche Know-How sowie die entsprechende Erfahrung intern oft fehlen. Aber auch im Rahmen des „Tagesgeschäfts“ kann die Hinzuziehung eines Steuerberaters zur Klärung komplizierter Detailfragen sinnvoll sein. Je nach personeller Kapazität der Hochschule sollte - ggf. zumindest vorübergehend – auch die Einbindung eines Beraters in die laufende Deklarationsarbeit in Betracht gezogen werden. Eine Schulung der eigenen Mitarbeiter der Hochschule durch externe Spezialisten kann darüber hinaus helfen, nach und nach ausreichend interne Kompetenz aufzubauen.
 
- Risikokontrolle
Im Rahmen der Risikokontrolle werden erkannte Risiken weiter überwacht, um die Wirksamkeit der eingeleiteten Maßnahmen sicherzustellen sowie gegebenenfalls erwachsende neue Risiken zeitnah zu erkennen.

Ernst & Young unterstützt Sie

Ernst & Young kann Hochschulen bei der Erarbeitung, Einführung und Umsetzung eines individualisierten steuerlichen Risikomanagements unterstützen. Unsere Teams bestehend aus erfahrenen Steuerfachleuten sowie Management- und IT-Beratern helfen Ihnen, steuerliche Risiken zu minimieren und Chancen bestmöglich zu nutzen.

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